Dans le cadre de leur transformation d’un réseau distribuant des correspondances (lettres) à un réseau distribuant des marchandises (colis et petits paquets), les postes sont confrontées à une intensification de la concurrence et à la réduction de leurs marges. Bien que l’échange de données soit essentiel pour maintenir une qualité de service compétitive, l’échange de données électroniques préalables (EAD) peut être coûteux. L’UPU travaille pour faciliter cet échange de données de manière efficace et économique grâce à son application mobile de déclaration en douane des EAD.
La clé de la conformité en matière d’EAD est la saisie de données de bonne qualité et leur transmission dès que possible à la poste de destination. Toutefois, l’organisation de ces données de manière efficace, sécurisée et économique peut être difficile pour la poste d’origine. Pour cette raison, le Centre de technologies postales (CTP) de l’UPU, qui gère et coordonne les activités technologiques et télématiques de l’UPU, a développé plusieurs outils pour aider les postes à saisir et à transmettre des données fiables et de qualité dans l’ensemble du réseau postal.
L’une des dernières technologies développées par le CTP est l’application EAD Customs Declarations, pour la déclaration en douane des EAD, disponible dans les boutiques d’applications Apple et Google Play, qui apporte à la clientèle et aux microentreprises et aux petites et moyennes entreprises un moyen de saisir les renseignements douaniers relatifs aux envois postaux avant leur envoi. Cela permet ensuite d’aider les postes à saisir toutes les données requises pour un dédouanement rapide.
La procédure est simple: quand le client remet l’envoi à la poste d’origine, la poste peut récupérer les informations directement de la base de données du système de déclaration en douane (CDS) ou scanner le code QR sur l’appareil mobile de l’expéditeur et récupérer toutes les informations pour les valider avant envoi.
Les avantages de l’utilisation de cette application sont évidents tout au long de la chaîne logistique. Le fait d’avoir une application dans le creux de la main fait gagner un temps précieux à la clientèle lors du dépôt de l’envoi dans les bureaux de poste. La poste expéditrice minimise également le temps passé avec chaque client pour saisir les données requises. Et en conséquence, les douanes reçoivent des données de bonne qualité suivies et validées dans l’application elle-même.
Avec l’application et les autres outils techniques fournis par le CTP, les postes peuvent mieux s’organiser pour réduire leurs coûts liés à la conformité. En outre, ces technologies contribuent à moderniser et à dématérialiser l’ensemble de la chaîne logistique postale de bout en bout et à offrir ainsi à la clientèle une expérience concurrentielle par rapport aux autres réseaux logistiques.
En outre, elles permettent de préserver les données dans le réseau sécurisé POST*Net du CTP. Avec l’application pour l’échange d’EAD, les postes et leur clientèle peuvent être sûres que leurs données personnelles sont protégées de bout en bout.
Ces avantages ont été récemment reconnus lors du Sommet mondial sur la société de l’information, qui a distingué l’application comme étant un projet champion lors de la conférence de 2022 à Genève.
Perspective postale – Correios Cabo Verde
L’application mobile EAD Customs Declarations aide les bureaux de poste, comme ceux de Correios Cabo Verde, dans le processus de transformation numérique et de diversification, dans la transformation des modèles et des processus opérationnels ainsi que dans le développement d’une nouvelle manière d’interagir avec leur clientèle.
Selon notre expérience, l’application pour l’échange d’EAD a permis d’optimiser le processus numérique de bout en bout de la chaîne logistique, d’améliorer la gestion des relations avec les partenaires et d’améliorer l’efficacité de notre service. Il nous a également permis de mettre en œuvre les transactions dématérialisées entre la poste et les douanes, d’augmenter la transparence en s’assurant que tous les envois sont traités de la même manière et nous a donné un plus grand contrôle sur la procédure d’expédition. Cet outil numérique nous a aussi aidés à améliorer l’application des lois contre l’évasion fiscale et à réduire celle-ci, toutes les transactions laissant une trace numérique. Ce mécanisme numérique a enfin permis de réduire les coûts et d’améliorer nos statistiques.
Nous ne pouvons pas oublier un autre avantage crucial de la mise en œuvre de cette application: la sécurité. L’application pour l’échange d’EAD a permis d’éviter des failles de sécurité en sécurisant la chaîne logistique postale grâce à des mécanismes intégrés permettant de contrôler les marchandises interdites ou soumises à des restrictions avant qu’elles n’entrent dans le flux postal.
L’application est une grande contribution au développement du commerce électronique dans le monde.
Voyez comment Correios Cabo Verde utilise l’application de l’UPU EAD Customs Declarations: https://www.facebook.com/CCV.CorreiosCaboVerde/videos/855588255302510
Stéphane Herrmann, responsable principal des comptes techniques, produits et services postaux, UPU
Nelson Centeio, responsable des relations internationales, Correios Cabo Verde