L’organisation d’un Congrès international auquel participent en général plus de 2000 personnes n’est pas une tâche aisée, mais cette année, le travail est colossal.
Le 27e Congrès postal universel se tiendra à Abidjan (République de Côte d’Ivoire) du 9 au 27 août 2021. En raison de la pandémie mondiale et des restrictions de voyage qui en découlent, il est peu probable que tous les Pays-membres soient représentés en personne. C’est pourquoi le Secrétariat du Congrès se prépare à la possibilité que cet événement se tienne sous une forme hybride permettant la participation en personne et virtuelle.
Le Secrétariat du Congrès règle actuellement les derniers détails en vue du 27e Congrès, en préparant les propositions de fond qui seront examinées et en mettant en place la logistique nécessaire ainsi que les outils technologiques qui seront utilisés si une forme hybride est choisie.
Siva Somasundram, Directeur des politiques, de la régulation et des marchés et Secrétaire de la plénière du Congrès, a déclaré: «Actuellement, le Règlement intérieur précise que le Congrès ne peut être tenu qu’en personne. Le Congrès est actuellement le seul organe habilité à modifier ces règles et doit pour cela se réunir en personne. Ainsi, la décision de tenir cet événement sous une forme physique et virtuelle ne pourra pas être prise avant le premier jour du Congrès. Si cette forme hybride est adoptée, les Pays-membres pourront utiliser une plate-forme de conférences virtuelles pour participer, négocier et voter sur divers sujets de fond.»
Selon M. Somasundram, l’enjeu principal est de veiller à ce que le 27e Congrès, s’il est organisé sous une forme hybride, se déroule comme un Congrès ordinaire et que tous les événements, travaux, votes et procédures ayant normalement lieu physiquement puissent être transposés à la sphère virtuelle.
La plate-forme de conférences virtuelles est déjà en place et a été utilisée au cours de l’année dernière pour les réunions du Conseil d'administration et du Conseil d'exploitation postale. «Nous avons dû l’adapter pour les besoins du Congrès, explique M. Somasundram. Nous avons, par exemple, dû ajouter un système de vote électronique et prévoir une solution de bout en bout couvrant toutes les étapes depuis l’enregistrement et la validation des pouvoirs des délégués jusqu’à la participation physique et à distance aux votes.» Pour s’assurer que les Pays-membres et leurs représentants maîtrisent ce nouveau système de vote électronique, l’UPU proposera des formations pendant les deux semaines précédant le Congrès.
Alors que les préparatifs logistiques pour la tenue du 27e Congrès s’achèvent, le Secrétariat continue d’apporter des éléments de fond pour le Congrès lui-même, par exemple en vue de l’adoption de la Stratégie postale d’Abidjan. «Ce document définira les priorités et les objectifs sur lesquels l’UPU devra travailler lors du prochain cycle (2022–2025)», conclut M. Somasundram.