Pendant la majeure partie de leur existence, les archives institutionnelles ont simplement été entreposées. Nous ne les consultons que lorsqu’un litige nécessite de se référer à un précédent ou un anniversaire est illustré par une photo. Sinon, elles finissent généralement par prendre la poussière, figées, conservées et, pour la plupart, jamais lues, car leur volume et le temps nécessaire à leur interprétation dépassent les capacités d’une seule personne.
Les archives de l’UPU tiennent leur origine dès la signature du Traité de Berne de 1874 – l’accord fondateur qui a donné naissance à l’organisation – et couvrent cent cinquante ans de décisions des Congrès, de conventions, de résolutions, de recueils et de photographies. Elles constituent le témoignage transparent des réflexions menées par l’institution pour faire évoluer le secteur postal qu’elle a pour mandat de servir.Le défi a désormais changé de nature. C’est précisément ce cumul, qui rendait autrefois ces archives difficiles à exploiter, qui leur confère aujourd’hui toute leur valeur, car elle représente un riche réseau de décisions humaines et d’événements mondiaux qui les ont motivées. Grâce à des agents d’intelligence artificielle (IA) capables de gérer cette complexité, les archives cessent d’être un simple dépôt dans lequel on puise pour devenir la base de l’ontologie – un modèle structuré de connaissances qui relie documents, concepts et décisions –, ce qui nous permet de « penser avec » les archives, plutôt que de simplement y effectuer des recherches.
Des données statiques à l’ontologie dynamique
Ce qui a changé, c’est le coût et le temps nécessaires pour lire de longs textes. Le système d’IA est capable de parcourir des dizaines de milliers de pages, de suivre les références d’un Congrès à un autre et de localiser l’article précis à l’origine d’une question pour répondre à des questions pour lesquelles les archives n’ont jamais été conçues, comme retracer l’évolution d’une idée au fil des décennies ou identifier les liens entre des décisions prises lors des différents Congrès.
C’est ce que nous avons étudié dans le cadre du deuxième défi de l’édition de 2026 du défi de l’innovation de l’UPU, au cours duquel les participants ont appliqué les dernières technologies en matière d’IA agentique à des questions postales concrètes. Notre équipe s’est attachée à transformer une partie des archives historiques de l’UPU en une base de connaissances dynamique et interconnectée.
Notre recherche s’est concentrée sur les informations latentes des archives – ces connaissances déjà présentes dans leurs documents, mais dissimulées au cœur de décennies d’archives institutionnelles. Nous devions trouver le moyen de relier entre elles des décisions prises à plusieurs années d’intervalle et de mettre en évidence des tendances à long terme qui n’apparaissent que lorsque l’on examine l’ensemble des archives. La décision d’établir des frais terminaux basés sur les coûts, par exemple, apparaît clairement en 1974, en 1979 et en 1984, mais l’architecture technique nécessaire à sa mise en œuvre n’a vu le jour qu’en 2012, soit trente-huit ans plus tard. Cette longue trajectoire ne devient visible que lorsque l’archive est considérée comme une base unique de connaissances, plutôt que comme un ensemble de fichiers éparpillés.
Pour aller plus loin, nous avons modélisé cinq axes principaux – liberté de transit, frais terminaux, douanes, services financiers postaux et qualité de service – et nous avons créé un graphique illustrant le lien qui les unit. Les résultats montrent comment les connaissances de l’institution s’établissent. La liberté de transit, inscrite dans la Constitution en 1874, a perduré et s’est adaptée aux nouvelles menaces, alors que l’automatisation des codes postaux, adoptée en 1969, est devenue l’infrastructure qui, plus tard, a permis d’évaluer la qualité de service. Ces modèles reflètent les métaconnaissances propres à l’institution, qui dépassent le contenu de tout document pris séparément.
Collaboration homme–machine
C’est là que la différence entre l’automatisation et la connexion prend tout son sens. Les agents n’ont pas interprété les archives pour le compte de l’institution; ils ont établi des liens entre des documents que personne n’aurait pu garder à l’esprit en même temps et ont laissé ces liens se révéler pour déterminer les modèles. Nous avons conçu ce système pour aider la personne à réfléchir, à raisonner et à tirer des conclusions, plutôt que de le faire à sa place. Voici l’avenir auquel je crois: des êtres humains qui apprennent à réfléchir aux côtés des machines, chacun enrichissant l’autre.
L’intervention humaine reste incontournable. Chaque demande a été rattachée à une résolution, à une session du Congrès et à une année spécifiques et clairement identifiée comme étant soit documentée dans le dossier, soit allant de soi. Les défis relèvent autant de l’éthique et de la gouvernance que des technologies. Les archives recèlent leurs propres silences et leurs propres biais et les systèmes d’IA peuvent arriver à déduire des liens qui ne sont pas étayés par les documents historiques. La discipline qui relève ces défis est la même: citer chaque demande, distinguer les preuves documentées des déductions fondées et considérer l’être humain comme l’auteur ultime de la signification. Pour les documents revêtant une importance juridique et historique, c’est précisément cette transparence qui rend cette approche viable.
Au-delà de l’UPU
Ce principe s’étend bien au-delà de l’UPU. Chaque opérateur postal conserve, dans le même état de préservation, des décennies de documents réglementaires, de décisions des organes exécutifs, de correspondance et de données opérationnelles. Cette même approche – qui consiste à relier, à citer et à interroger les connaissances institutionnelles – permet à tout opérateur de puiser dans sa propre mémoire avant de reprendre des décisions que ses prédécesseurs ont déjà tranchées.
Si la mémoire institutionnelle de l’UPU pouvait s’exprimer à travers ses cent cinquante ans d’histoire, elle nous rappellerait surtout ceci: l’innovation repose sur la patience de celles et ceux qui ont consigné le passé, en préservant les débats, les décisions et les enseignements pour les générations futures. Jusqu’à récemment, il nous manquait la technologie permettant de demander aux archives ce qu’elles pouvaient nous apprendre. Nous l’avons maintenant.
Nos actions n’ont de sens que si nous conservons les récits qui se cachent derrière les résultats, et pas seulement les résultats eux-mêmes: le raisonnement qui nous a guidés, les hypothèses que nous avons testées et les erreurs que nous avons corrigées en cours de route. Si nous nous y prenons bien, les générations futures hériteront non seulement de nos conclusions, mais aussi de nos façons de faire. L’architecture des données devient le réceptacle de cette mémoire institutionnelle et un patrimoine durable pour la communauté postale mondiale, alors que son avenir est incertain mais extrêmement prometteur.
Edgar Barroso, PhD
Fondateur de Horizons Architecture et professeur à l’École de transformation de l’administration et des institutions publiques, Tecnológico de Monterrey