Le Conseil d’exploitation postale (CEP) a tenu sa première session du cycle 2017–2020 à la fin de mars, avec toute une série de nouveaux outils et de méthodes de travail optimisées pour une meilleure efficacité.
Une nouveauté a été mise en pratique sous la forme d’une matrice de livrables élaborée par le secrétariat du Bureau international pour faciliter la mise en œuvre des décisions, résolutions et propositions de travail du Congrès. Cet outil a été conçu aussi bien pour le CEP que pour le Conseil d’administration (CA) et peut être exploité par les délégués grâce à une nouvelle application développée par l’UPU comprenant un espace de travail en ligne.
«La réforme de l’Union a pour objectif fondamental un processus de prise de décisions plus rapide et des méthodes de travail plus efficaces», a indiqué Bishar A. Hussein, Directeur général du Bureau international de l’UPU.
«De nouvelles méthodes de travail novatrices avec des moyens électroniques ont été conçues pour améliorer la participation, la représentation et l’intégration des acteurs de l’UPU dans nos travaux – cela renforcera le rôle et l’importance de l’Union de manière à permettre de relever les défis auxquels est confronté le secteur postal», a ajouté M. Hussein.
Dans la nouvelle matrice, tous les livrables assignés à la première session du CEP ont été signalés en vert comme étant réalisés.
Pour sa part, Masahiko Metoki, Président du CEP, a déclaré ce qui suit: «Je félicite tous les Pays-membres d’avoir fait passer tous les indicateurs au vert... c’est très visuel et cela montre clairement nos réalisations».
Les changements ont été mis en œuvre suivant une décision prise par les Pays-membres lors du Congrès d’Istanbul 2016, qui avait chargé l’UPU de rationaliser les structures et les processus décisionnels ainsi que de réduire la durée des sessions en la ramenant à cinq jours pour chaque Conseil.
Perspectives d’avenir
Avec les nouveaux défis et opportunités suscités par l’évolution de l’environnement commercial, il est clairement apparu, durant la session, que le CEP sera à l’avant-garde du changement radical indispensable à l’UPU pour qu’elle puisse être à la hauteur des nouvelles réalités du marché, notamment grâce à l’intégration des produits et à une prise de décisions rapide.
Le développement permanent du plan d'intégration des produits, qui a été approuvé par le Congrès d’Istanbul, a montré que, avec une vision et un mandat clairs reposant sur des ressources, des compétences et des structures adéquates, l’UPU peut agir promptement et de manière proactive pour répondre aux exigences d’un marché qui évolue rapidement.
Parmi les réalisations de la session, on notera également l’approbation du plan d’activités du Groupe PosTransfer, des normes de qualité des services postaux de paiement, de l’amendement de deux articles du Règlement de l’Arrangement concernant les services postaux de paiement, du contrat de licence pour PosTransfer et de la marque collective de l’UPU pour les services postaux de paiement.
Les conditions énoncées dans le contrat de licence susmentionné garantiront que les postes respecteront les normes de qualité des services postaux de paiement électroniques, fourniront les principaux indicateurs de performance, échangeront les informations utiles pour le Recueil électronique des services postaux de paiement et utiliseront le système de réclamation électronique concernant les services financiers (FEIS) de l’UPU, un système exploité pour gérer et traiter les demandes de renseignements et les réclamations.
Avancées dans le domaine électronique
Un autre progrès marquant a été l’approbation de la démarche suggérée pour la mise en œuvre de l’échange de données électroniques préalables.
Il s’agit de messages relatifs aux envois particuliers échangés entre les postes, les douanes et les transporteurs aériens pour faciliter une distribution sûre et efficace du courrier international contenant des marchandises.
«Les exigences ont été renforcées quant aux renseignements préalables dans les secteurs du fret aérien et de l’express, et la poste pourrait bientôt être concernée à son tour», a indiqué Peter Chandler, qui représente l’Amérique (États-Unis) en qualité de Coprésident de la commission du CEP s’occupant de l’intégration de la chaîne logistique.
Le Code des douanes de l’Union européenne exigera bientôt des informations préalables sur les envois contenant des marchandises.
«Il y a une échéance pour la transmission de ces informations. La plupart des plans du CEP devraient être prêts d’ici à 2020 de manière à respecter les échéances européennes, mais on prévoit également que d’autres pays examineront aussi la même question», a expliqué M. Chandler.
Cette feuille de route sera une composante essentielle pour s’assurer que toutes les postes soient en mesure d’échanger ce type d’informations d’ici à 2020.
.POST
Concertant la transformation numérique et le développement des marchés, le CEP a décidé de modifier la politique de gestion du nom de domaine .POST pour faciliter aux diverses organisations l’enregistrement des noms de domaine .POST et leur permettre de tirer avantage d’une présence accrue sur Internet et de la sûreté des services en ligne.
Il s’agissait de répondre directement à un certain nombre de demandes formulées par des Pays-membres l’année dernière et que le Comité directeur du Groupe .POST et le Bureau international ont examinées pour trouver une solution.
Ce changement s’inscrit dans le cadre d’une action énergique pour étendre l’utilisation de .POST durant ce cycle.
Adoption des Règlements
Lors de la séance plénière, les membres du CEP ont adopté les Règlements et les Protocoles finals révisés de l’UPU concernant les opérations postales internationales.
Les Règlements de l’UPU sont établis par le CEP tous les quatre ans selon les décisions prises par le Congrès postal universel.
En l’occurrence, le Congrès d’Istanbul a décidé de combiner les anciens Règlement de la poste aux lettres et Règlement concernant les colis postaux pour en faire un seul Règlement de la Convention. Conformément à ce changement, le Bureau international produira un nouveau manuel y relatif. Ce dernier sera organisé de manière à suivre pas à pas le processus opérationnel, en commençant par la description de chaque type d’envois et en passant par les règles de traitement du courrier pour aboutir aux procédures comptables.
Les règles applicables à tous les envois postaux sont contenues dans la première partie du Règlement. Elles sont suivies par celles applicables uniquement aux envois de la poste aux lettres et, enfin, par celles concernant seulement les colis postaux. Cela a permis de supprimer la répétition de bon nombre de règles identiques contenues antérieurement dans deux manuels distincts.
Ces règles entreront en vigueur le 1er janvier 2018.
Plus de 440 délégués ont pris part à la première session du CEP, qui a eu lieu du 27 au 31 mars 2017.