L’UPU développe des applications mobiles pour aider les postes à se rapprocher de leurs clients, à gagner en efficacité et à profiter pleinement des avantages de l’ère numérique. Première de la liste: une application qui facilite l’échange de données électroniques préalables
L’application EAD Mobile, pour les données électroniques préalables (EAD), permet aux clients de remplir une formule de déclaration en douane en saisissant les données requises sur leur smartphone où qu’ils se trouvent. Les données sont transmises directement au système de déclaration en douane.«Jusqu’à présent, nous avons toujours fourni aux postes des solutions informatiques concernant les douanes, déclare Stéphane Herrmann, responsable principal des comptes techniques pour les produits et services postaux. Mais voilà que maintenant nous ciblons aussi la clientèle, de façon à simplifier les choses pour les postes. Et il va y avoir de plus en plus d’outils informatiques pour les clients, car ce que nous voulons c’est éliminer les formules imprimées.»
Depuis la publication de l’application EAD Mobile, en décembre 2020, plus de 40 postes en font un usage actif, avec presque 10 000 appareil actifs.
Grâce aux EAD, les douanes du pays de destination savent à l’avance ce qui va arriver. Le pays de destination peut procéder à une évaluation des risques et à une estimation financière (fiscale) préalable et sélectionner d’avance les paquets à inspecter.
«Avec seulement les documents imprimés, tout cela n’est possible qu’une fois le courrier arrivé dans le pays de destination, explique Stéphane Herrmann. Sans déclaration en douane électronique, vous n’avez aucune idée de ce que vous allez recevoir.»
Si les déclarations en douane peuvent comporter plusieurs champs facultatifs, il y en a sept obligatoires que l’expéditeur doit compléter dans l’application EAD Mobile: nom et adresse de l’expéditeur, nom et adresse du destinataire, nombre d’unités contenues, poids brut total et description du contenu. La poste doit aussi ajouter un identifiant postal.
Si ces champs ne sont pas remplis, le client ne peut pas valider la déclaration en douane.
«Quand c’est le client qui remplit la déclaration en douane, il y a moins de risques d’erreur que lorsque c’est fait par un employé de la poste, ajoute M. Herrmann. C’est aussi une question de responsabilité, car en cliquant sur ‹OK› le client prend la responsabilité des informations qu’il a saisies.»
L’application constitue aussi un moyen efficace et économique de suivre les progrès technologiques pour les postes des pays en développement.
Par exemple, certaines postes peuvent mettre une tablette à disposition des clients dans le hall des bureaux de poste pour qu’ils remplissent eux-mêmes les formules de déclaration en douane avant de déposer directement leur colis au guichet, explique Stéphane Herrmann.
«Il suffit d’une nouvelle tablette, et c’est assez économique comparé au prix d’un ordinateur et d’une imprimante. Ce que nous faisons, en fait, c’est aider les pays en développement à ne pas se laisser distancer dans la transition vers les échanges électroniques.»
Guyana Post Office Corp. a commencé d’utiliser l’application EAD Mobile en janvier 2021. C’était la première application mobile à l’usage des clients mise en service par la poste, déclare Thalissa Grant-McClure, responsable des relations publiques.
«Le personnel a très bien accueilli la nouvelle technologie, car cela a réduit la charge de travail manuel, et il s’est adapté très rapidement, dit-elle. Nos clients réguliers ont aussi rapidement adopté l’application.»
C’était important pour la poste de la Guyane d’utiliser cette technologie afin de continuer à envoyer du courrier vers les États-Unis d’Amérique et l’Europe, explique Mme Grant-McClure. Cela permet à la poste d’être en conformité avec les normes internationales et d’éviter des pénalités.
Si l’application facilite le processus douanier, les clients peuvent toujours requérir l’aide des employés postaux. Certains clients sont incapables d’utiliser un ordinateur et donc d’utiliser l’application, explique Mme Grant-McClure. D’autres peuvent avoir besoin de se faire expliquer la procédure, soit en personne, soit en ligne sur les plates-formes de médias sociaux de la poste.
«La mise en œuvre et l’utilisation de cette application est conforme à notre vision du développement technologique pour la poste», conclut Thalissa Grant-McClure. TG
Cet article est paru dans le numéro de d'hiver du magazine Union Postale.